スケジュールのデジタル管理と手帳の両立
近頃は予定やTODO管理にPCやスマホを活用する人も多いですよね。
どちらか一方を使うということも多いと思いますが、ここではデジタルとアナログのメリット・デメリットを説明した上で、デジタルとアナログを効果的に使い分ける方法について考えてみました。
デジタル管理とアナログ管理のメリット・デメリット
スマホが欠かせない現代人にとって、この問題は深刻ですよね。 まずは、デジタル管理、アナログ管理、それぞれのメリット・デメリットを比較してみました。
デジタル管理のメリット
- PCやスマホさえあればいつどこでもスケジュールの確認や変更が可能
- 繰り返しの予定が設定できる
- アラート機能で予定前に通知設定できる
- 複数の人と共有しやすい
デジタル管理のデメリット
- ネットが繋がらないときには使えないことも
- スマホやPCが壊れたときデータ紛失のおそれも
- いろいろなアプリで管理しているとどこに何を書いたかわからなくなってしまう
- アプリの機能に沿った内容以外が記入しづらい
- イラストなど直感的なアイデアスケッチに向いてない
アナログ管理のメリット
- 手帳一冊の持ち歩きでスケジュール管理ができる
- ネット環境が不要
- フォーマットに捉われずラフにメモができる
- 文字だけでなく、イラストや図でまとめるのに適している
- 手書きすることによって頭の中が整理されたり、記憶に残りやすい
- ログとして、一年単位で手帳を残しておける
アナログ管理のデメリット
- 持ち歩く必要がある
- 予定変更によって書いたり消したりの手間がある
- 書くスペースに制限がある
- 共有がしにくい
- 書くページが多いと、見返したいページに辿り着けない
デジタルとアナログ、どちらも便利で欠かせない部分があります。
それではデジタルとアナログの両立の3つの方法をご説明します。
デジタル・アナログ両立して予定管理する3つの方法
デジタルとアナログ、それぞれにメリット・デメリットがありますが、
これが両立できればきっと、とても便利で効率化もしやすくなるはずです。
両立して予定管理をしている３人の方法を、ここでご紹介したいと思います。
1仕事とプライベートを分ける
仕事で細かいTODOを管理することが多いMさん
- ルーティンワークが多い
- 毎日のTODOにちょっとした変動が多い
- 日記を書きたい
仕事で細かいTODOを管理することが多いMさんは、日々の仕事はすべてGoogleカレンダーで管理しています。
デジタルツールを使うことで予定に変更があった場合もすぐ対応。また、毎月の繰り返しのタスクや、入稿の締め切りなどはアラート機能を使ってヌケモレがないようにしています。
プライベートの予定や1年を通しての目標などは手帳に書き込むことで休日はデジタル離れをして考えることに時間を使っています。
似たような使い方が合う職種…事務職など
2短期・長期で分ける
仕事もプライベートも短期的・長期的に分けて考えたいIさん
- 突発的な予定が入りにくい
- チームより個人の仕事が多い
- 1年かけて取り組む長期スパンの仕事をしている
仕事もプライベートも短期的・長期的に分けて考えたいIさんは、日々の予定はPCとスマホを使ってデジタルで管理。
短期的にやるべきタスクはすべてデジタルツールに書き込むことでヌケモレを防いでいます。
手帳には1年を通して取り組みたい目標や、週単位・1ヶ月単位で振り返りたい内容などを記入して、中長期的に振り返りながら仕事もプライベートも日々モチベーションをあげています。
似たような使い方が合う職種…デザイナー、営業職など
3共有する、共有しないで分ける
たくさんの部署やチームと連携して仕事を進めるRさん
- チームでの仕事が多い
- 日々の細かいTODOが多い
- 突発的な予定が入りやすい
たくさんの部署やチームと連携して仕事を進めるRさんは、共有すべき仕事のスケジュールをデジタルツールで管理しています。
外出や打ち合わせ・締め切りなどの共有すべき予定はすべてデジタルツールに入力し、他部署やチームのみんなに見えるようにすることで効率化を図っています。
逆に共有する必要のない日記や考えごとなどのプライベートな内容や、日々の細かいタスクは手帳で管理して使い分けています。
似たような使い方が合う職種…企画職、ディレクターなど
まとめ
いかがでしたでしょうか。
スケジュール管理ツールといえばデジタル or アナログとなりがちですが、本当に大切なことはスケジュールやTODOがヌケモレなく行えること。
使いやすさは人それぞれですが、両方のいいところを理解した上でうまく取り入れて充実した日々を送れるきっかけになれば嬉しいです。
SUNNY手帳のみんなの使い方もよければ参考にしてみてください。
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